La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être assurées par l’entreprise elle-même ou confiées à un prestataire spécialisé, choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant certaines prescriptions (articles R. 2314-5 et R. 2314-6 du Code du travail). Cette solution est fortement conseillée compte tenu des exigences techniques posées par la réglementation en matière de sécurité et de confidentialité. Lorsqu’une société recourt à un prestataire, elle reste l’unique responsable du traitement des données (CE, 11 mars 2015, nº 368748). L’obligation de sécurité qui pèse sur la société organisatrice des élections s’apprécie non pas au regard des critères de sélection d’un prestataire par la société, mais bien au regard des seules mesures prises par ce prestataire pour assurer la sécurité du traitement et la confidentialité des données (CNIL, délib. nº 2013-091, 11 avr. 2013).
L’élaboration du cahier des charges
Un cahier des charges respectant les dispositions réglementaires relatives au vote électronique doit être établi dans le cadre de l’accord collectif prévoyant le recours au vote électronique, ou par l’employeur lorsqu’il décide unilatéralement de recourir au vote électronique en l’absence d’accord collectif (article R. 2314-5 et s. du Code du travail). Le cahier des charges est obligatoire, mais n’est soumis à aucune condition de forme (Cass. soc., 3 nov. 2016, nº 15-21.574 PB). Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il en existe un.
